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Revisionssichere Archivierung im Self-Service mit dem REINER RS 980 Scanner-EinbaumodulIntelligenter und robuster Dokumentenscanner für SB Terminals

Mit dem Voranschreiten der Digitalisierung in allen Wirtschafts- und Lebensbereichen werden zunehmend Geräte benötigt, welche die vorhandenen Berge an Papierdokumenten rasch und zuverlässig in Bits und Bytes wandeln. In diesem Markt etablieren sich Dokumentenscanner als platzsparende und effektive Werkzeuge, die meist als Einzugsscanner oder Durchzugsscanner konzipiert sind. Insbesondere in Branchen mit viel klassischem Formular- und Vertragswesen, in denen für die Rechtssicherheit immer noch die händische Unterschrift auf Papier relevant ist, finden sie schnell Verbreitung. In Banken, Versicherungen, Bibliotheken und Energieversorgungsunternehmen (EVU) bilden Dokumentenscanner die unverzichtbare Schnittstelle zum papierlosen Büro.

Zwar ist es für einen Büroangestellten heute schnell möglich, nach kurzer Einarbeitung in die Eigenheiten eines Arbeitsplatz- oder Hochleistungs-Dokumentenscanners dutzende oder hunderte Papiere pro Minute zu digitalisieren und automatisch in Dateien zu konvertieren.
Aber genau daran scheitert der Einsatz handelsüblicher Dokumentenscanner im Self-Service Bereich eines SB-Terminals oder Kiosksystems: der „Kunde“ oder „Bürger“ ist selten fähig und eigentlich nie willens, sich für das „Dokumente einscannen“ mit Bedienungsanleitungen zu beschäftigen.

Das REINER Entwicklungsteam setzte hier an und nutzte seine jahrzehntelange Erfahrung im Bereich SB-Scanner. Die REINER Ingenieure haben umfassendes Know-how in der Konstruktion von Einzugsscannern erworben, die Belege im Außeneinsatz zuverlässig erfassen müssen. Weltweit sind tausende dieser Scheckscanner von REINER im harten Einsatz mit direktem Kundenkontakt. Tag für Tag, rund um die Uhr.

Mit dem  Multiformat RS 980 Scanner-Einbaumodul geht REINER konsequent den nächsten Schritt - vom Format „Scheck“ hin zum Format „bis DIN A4“. Damit kommen nun praktisch alle Papierdokumente - auch und gerade - im Selbstbedienungsbereich für die automatische Belegerfassung in Frage.

Fragen und Antworten zu Dokumentenscannern in Selbstbedienungs-Terminals

Wie funktioniert ein Dokumentenscanner im Self-Service Betrieb bei Banken und Versicherungen?

Warum ist digitale Archivierung mit dem REINER RS 980 so zuverlässig und intelligent?

Der RS 980 hat das Zeug zum neuen Lieblingskollegen, denn er ist einer, der mitdenkt und nie die Geduld verliert. Der innovative Einzugsscanner zeigt seine Robustheit und Fehlertoleranz in der Selbstbedienung an den zwei entscheidenden Punkten der Mensch-Maschine-Schnittstelle: Mechanik und Logik.
Multiformat Scanner RS980 4
  • Durch animierte, leuchtende Pfeile wird der Anwender beim Dokumente einscannen intuitiv zur korrekten Dokumentzuführung angeleitet.
  • Schräg eingeführte Dokumente werden automatisch ausgerichtet.
  • Falzkanten und Knitter werden für ein optimales Scanergebnis bestmöglich geglättet.
  • Hochauflösende Farbkameras nehmen Vorder- und Rückseite gleichzeitig in einem Vorgang auf.
  • Vollständig ausgefüllte Formulare nimmt der Dokumentenscanner an, quittiert direkt die Eingabe und händigt das Papier dem Kunden oder Mitarbeiter wieder aus.
  • Originale Kaufverträge und Urkunden erkennt der Multiformatscanner RS 980 und behält sie gleich ein.
  • Unvollständig ausgefüllte Formulare werden als solche identifiziert und dem Anwender zur Ergänzung umgehend zurückgegeben.
  • Der Multiformatscanner RS 980 akzeptiert aber auch Teilprozesse: Kann der Vorgang nicht abgeschlossen werden, behält er solche Dokumente ein, die in sich vollständig sind. Der begonnene Vorgang kann später fortgesetzt werden. Doppelte Eingaben gehören damit der Vergangenheit an.
  • Dank elektronischem Stempel liefert das Scanergebnis eine automatisierte und revisionssichere Dokumentation.

Was bedeutet revisionssichere Archivierung für das Scanergebnis eines Belegscanners?

Der Begriff revisionssichere Archivierung bezieht sich auf die Prüfbarkeit des eingesetzten Verfahrens der Aufbewahrung von digitalen Dokumenten als Ganzes. Die Revisionssicherheit des Multiformatscanner RS 980 beginnt bereits nach der Einführung des Dokuments in den Einzugsscanner, in dem ein Zugriffsschutz während des Scanvorgangs greift. Nach Abschluss des Scanvorgangs erhält die Datei einen elektronischen Stempel. Vom ersten Arbeitsschritt an unterstützt der RS 980 die Merkmale revisionssicherer Archivsysteme. Die Informationen werden wiederauffindbar, nachvollziehbar, unveränderbar und verfälschungssicher archiviert. Revisionssichere Archivierung ist ein wesentlicher Bestandteil für die Compliance von Informationssystemen, in die sich der Dokumentenscanner RS 980 nahtlos einfügt.

Was kann ein Dokumentenscanner in einem SB-Terminal für Unternehmen in Industrie, Handel und Logistik leisten?

Wie können EVU (Energieversorgungsunternehmen) durch den Einzugsscanner RS 980 leichter Papier-Dokumente einsannen?

Seit der Öffnung des Strommarktes sind die EVU mit einer viel höheren Fluktuation der Kunden, insbesondere der Privatkunden, konfrontiert. Teilweise wechseln Privatkunden fast jährlich den Anbieter und erzeugen dadurch einen hohen Verwaltungsaufwand für die Digitalisierung der damit verbundenen Vertragsdokumente und Ablesekarten. Im harten Wettbewerb nehmen Effizienz und Schnelligkeit der Arbeitsschritte dabei eine zentrale Stellung ein. Ein sehr wichtiges Mittel zur Straffung der Arbeitsabläufe bildet die Schnittstelle vom zum papierlosen Büro, die mit dem Scannertalent RS 980 perfekt besetzt wird.

Welche Vorteile bringt Digitale Archivierung im Selbstbedienungsbereich für Kunden?

Die Vorteile der SB-Digitalisierung spielen auf beiden Seiten des Belegscanners aus. Der Kunde und der Anbieter profitieren gleichermaßen vom Einsatz des RS 980 Einzugsscanners am SB-Terminal.

Der Kunde…
  • bestimmt mit der Selbstbedienung Zeit und Ort der Belegübergabe oder Formulareinreichung.
  • erhält direkte Rückmeldung über die Vollständigkeit seiner Angaben – unvollständige Formulare werden ihm zurückgegeben.
  • erhält eine Bestätigung der Einlieferung.
  • profitiert durch einen gebührenfreien Service.
Der Anbieter...
  • integriert den Dokumentenscanner unkompliziert in bestehende Systeme und Workflows.
  • spart Kosten durch den automatisierten Prozess der Belegerfassung in der Selbstbedienung.
  • spart Zeit durch den Wegfall manueller Erfassungen.
  • nutzt die automatische Aussteuerung unvollständiger Formulare und reduziert den Aufwand bei der Neueingabe.
  • erhält eine besser Datenqualität durch korrekte und vollständige Dokumente, mit korrekten Daten, übermittelt an die korrekten Empfänger.
  • optimiert seine internen Prozesse aufgrund definierter und durchgängiger Bearbeitungsschritte.

Welche Arten von Papier-Dokumenten lassen sich mit dem Scanner-Einbaumodul scannen und archivieren?

Das RS 980 Scanner-Einbaumodul verrichtet seine Arbeit zuverlässig für alle Arten einzeln zuführbarer Papierdokumente bis zum Format DIN A4. Sein Einsatzgebiet umspannt eine Vielzahl an Schnittstellen, wo Menschen Dokumente einscannen und in digitale Verarbeitungsprozesse überführen sollen. Das betrifft nicht nur Banken und Versicherungen, sondern zunehmend die gesamte Industrie, den Handel und die Logistik.

Der Multiformatscanner RS 980 ist prädestiniert für die Verarbeitung von Papierdokumenten und Dokumente einscannen aller Formate bis DIN A4:
  • Bankbelege, Überweisungen, Verrechnungsschecks, Schecks im Zahlungsverkehr
  • Standardisierte Verträge bei Energieversorgungsunternehmen (EVU) und Behörden
  • Frachtpapiere und Lieferscheine in der Transportwirtschaft
  • Coupons, Preisausschreiben, Produktanfragen im Handel
  • Reservierungen, Meldezettel in Touristik und Hotellerie
  • Protokolle, persönliche Dokumente, Stimmzettel u.v.m.

Was zeichnet den REINER RS 980 Einzugsscanner besonders für den Einsatz in Selbstbedienungs-Terminals für die Aufgabe „Dokumente digitalisieren“ aus?

Entwickler und Konstrukteure von Selbstbedienungs-Terminalsystemen schätzen am Dokumentenscanner RS 980 das modulare System, die variablen Einbaumöglichkeiten, die drei verfügbaren Ablagepositionen und die einfache Wartung.
Das kompakte Scansystem garantiert individuelle Lösungen für die gewünschte Anwendung. Es besteht aus Mundstück, Scanner und Weiche. Die gesamte Belegbahn lässt sich aufklappen und bietet damit komfortable, direkte und vollständige Zugänglichkeit auf Scan- und Transportstrecke. Der SB-Scanner RS 980 zieht Dokumente vollständig ein, bevor sie gescannt werden, und ermöglicht so eine sichere, nicht beeinflussbare Bearbeitung. Eine automatische Größenerkennung und Schieflagenkorrektur prüft die Dokumente und garantiert die akkurat ausgerichtete, korrekte Wiedergabe aller Bildgrößen, auch beidseitig.
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