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Un archivage auditable en libre-service avec le module intégré de numérisation REINER RS 980 Un scanner de documents intelligent et robuste pour les terminaux de libre-service

Avec l’avancée de la numérisation dans tous les domaines économiques et de la vie quotidienne, la demande fut croissante pour des appareils à transformer de manière rapide et fiable des montagnes accumulées de documents papiers en bits et octets. Des scanners de documents, qui pour la plupart sont conçus sous la forme de scanner page à page ou de scanners par passage s’établirent sur ce marché en tant qu’outils effectifs et économes en place. Ceux-ci se propagèrent particulièrement vite dans les branches comprenant de nombreuses actions typisées par formulaire ou par contrat, pour lesquels la signature à la main était encore importante à la sécurité de la transaction. Dans les banques, les assurances, les bibliothèques et les entreprises d’approvisionnement énergétique (EAE), les scanneurs de document caractérisent le point de recoupement incontournable pour un bureau sans papier.

Il est certes aujourd’hui possible à un employé de bureau après avoir été succinctement instruit sur les particularités d’un scanner de documents professionnel ou à grande capacité de rapidement numériser des douzaines ou des centaines de feuilles par minute et de les convertir automatiquement en des fichiers.
Mais c’est exactement là où l’utilisation des scanners de documents classiques du commerce au moyen d’un terminal libre-service ou d’un système de Kiosque dans la zone libre-service touche à ses limites : le « client » ou le « citoyen » est rarement en la capacité, et à proprement dire ne veut jamais se pencher sur des notices d’utilisation pour numériser ses documents.

L’équipe REINER de développement partit de ce fait et fit emploi de ses nombreuses années d’expérience dans le domaine des scanners en libre-service. Les ingénieurs REINER ont acquis un savoir-faire profond et étendu dans la construction de scanners page à page qui doivent saisir de manière fiable des justificatifs en application externe. Des milliers de ces scanners de chèques REINER sont mondialement utilisés dans des opérations difficiles en contact direct avec le client. Ceci jour après jour.

Avec le module scanner RS 980 à encastrer, REINER prend de manière conséquente le prochain pas — du format « chèques » au format « jusqu’à A4 ». Ainsi, pratiquement tous les documents papier — même et en particulier — dans la zone libre-service entrent en considération pour la saisie automatique des justificatifs.

Questions et réponses

Comment fonctionne le scanner de document en libre-service dans les banques et les assurances ?

Pourquoi l’archivage numérique avec le REINER RS 980 est-il si fiable et intelligent ?

Le RS 980 a ce qu’il faut pour devenir le nouveau collègue préféré, car il est un qui pense avec et ne perd jamais patience. Le scanneur innovateur page par page démontre sa robustesse et sa tolérance pour les erreurs dans le maniement en libre-service à deux points décisifs de l’interface entre l’homme et la machine : la mécanique et la logique.
Multiformat Scanner RS980 4.jpg
  • Grâce à des flèches illuminées et animées, l’utilisateur est intuitivement orienté lors du scannage des documents vers la bonne introduction des documents.
  • Les documents introduits en biais sont automatiquement redressés.
  • Les lignes de plis et les chiffonnages sont lissés le mieux possible pour un résultat optimal du scannage.
  • Des caméras couleur haute résolution capturent simultanément la face avant et la face arrière d’un seul passage.
  • Le scanneur de documents accepte des formulaires entièrement remplis, acquitte directement la saisie et retransmet directement la version papier au client ou au collaborateur.
  • Le RS 980 reconnait des contrats de vente et des actes d’origine et les conserve par la même.
  • Les formulaires qui ne sont pas complètement remplis sont identifiés en tant que tels et immédiatement retournés à l’utilisateur pour les compléter.
  • Le scanner RS 980 accepte aussi des processus partiels : Si la procédure ne peut pas être terminée, celui-ci conserve les documents qui sont en tant que tels complets. La procédure engagée peut être poursuivie par la suite. Les entrées doubles sont ainsi du passé.
  • Grâce au cachet électronique, le résultat du scannage fournit une documentation automatique et auditable.

Que signifie un archivage auditable pour le résultat de scannage d’un scanner de justificatifs ?

Le terme archivage auditable se rapporte à la capacité de vérification de la procédure employée de conservation de documents numériques dans son ensemble. La sécurité de révision du RS 980 commence déjà après l’introduction du document dans le scanner page à page car une protection contre les interventions agit pendant la procédure de scannage.
Une fois la procédure de scannage terminée, le fichier reçoit un cachet électronique. Le RS 980 assiste dès la première étape de travail les caractéristiques d’un système auditable d’archivage. Les informations peuvent être retrouvées, retracées, ne peuvent pas être modifiées et sont archivées à l’abri de falsifications. Un archivage auditable est une composante essentielle à la compliance de système d’information, à laquelle le scanner de documents RS 980 s’intègre sans interruption.

Que peut fournir un scanner de documents dans un terminal en libre-service à des entreprises dans les secteurs industriels, du commerce et de la logistique ?

Comment les EAE (entreprises d’approvisionnement énergétique) peuvent-elles facilement scanner des documents papiers par le scanner page à page RS 980 ?

Les EAE sont confrontées depuis l’ouverture du marché de l’électricité à une plus grande fluctuation des clients, en particulier celle des clients particuliers. Les clients particuliers changent en partie presque chaque année de fournisseur et créent ainsi une grande charge administrative pour la numérisation des documents contractuels et des cartes de lecture qui y sont associés. En situation de compétition intense, l’efficience et la rapidité des étapes de travail y prennent une position centrale. Un moyen très important pour la rationalisation des opérations de travail en est l’interface pour le bureau sans papier, laquelle interface est parfaitement reprise par le RS 980.

Quels sont les avantages pour le client de l’archivage numérique dans la zone de libre-service ?

Les avantages de la numérisation en libre-service se jouent des deux côtés du scanneur de justificatifs. Le client et le prestataire profitent de manière équivalente de l’emploi du scanner page à page RS 980 au niveau du terminal libre-service.

Le client…
  • détermine avec l’acte en libre-service le lieu et l’heure de la transmission de justificatif ou de la soumission de formulaire.
  • obtient une réaction directe concernant l’intégralité de ses données — les formulaires incomplets lui sont retournés.
  • reçoit une confirmation de la délivrance.
  • profite d’un service gratuit.
Le prestataire...
  • intègre de manière non complexe le scanner de documents dans les systèmes et les flux de tâches existants.
  • économise des frais par le processus automatisé de saisie des documents au niveau du libre-service.
  • économise du temps par la suppression de saisies manuelles.
  • Utilise le rejet automatique de formulaires incomplets et réduit ainsi les dépenses lors de la nouvelle saisie.
  • obtient une meilleure qualité des données par des documents corrects et complets, avec des dates correctes, transmis au bon destinataire.
  • optimise ses processus internes sur la base d’étapes de traitement définies et continues.

Quels types de documents papier se laissent-ils scanner et archiver par le module encastrable de scanner ?

Le module RS 980 de scanner à encaster réalise son travail de manière fiable pour tous les types de documents papier jusqu’au format DIN A4 qui peuvent être introduits individuellement. Son champ d’utilisation englobe une multitude d’interfaces où des personnes scannent des documents et doivent les transmettre dans des processus numériques de traitement. Ceci ne concerne pas seulement les banques et les assurances, mais aussi l’ensemble de l’industrie, le commerce et la logistique.

Le RS 980 est prédestiné au traitement de documents papier et au scannage de documents de tous les formats jusqu’au format DIN A4 :
  • Les récépissés de banques, les virements, les chèques barrés, les chèques dans les transactions de paiement
  • Les contrats standardisés des entreprises d’approvisionnement énergétiques (EAE) et des autorités
  • Les papiers de fret et les bons de livraison pour l’économie des transports
  • Les coupons, les appels d’offres de prix, les demandes de produits dans le commerce
  • Les réservations, les papiers de déclaration dans le tourisme et l’hôtellerie
  • Les protocoles, les documents personnels, les bulletins de vote et beaucoup plus.

Que distingue particulièrement le scanner page à page REINER RS 980 pour la tâche de « numérisation des documents » dans l’emploi en postes de libre-service ?

Les développeurs et les constructeurs de systèmes en libre-service apprécient dans le scanner de documents RS 980 le système modulaire, les possibilités variées de montage, les trois positions disponibles de pose et la simple maintenance. Le système compact de numérisation garantit des solutions individuelles à l’application souhaitée. Il est formé d’un orifice, d’un scanner et d’un aiguillage. L’ensemble de la voie du justificatif peut être rabattu et offre ainsi un accès direct, confortable et intégral aux parcours de scannage et de transport. Le scanner RS 980 en libre-service avale complètement les documents avant de les scanner et permet ainsi un traitement sûr qui ne peut être influencé. Une détection automatique des dimensions et de la position en biais contrôle les documents et garantit la reproduction correcte, bien alignée de toutes les tailles d’images, aussi des deux côtés.
REINER RS 980 - Produktabbildung: RS 980, für Einzeldokumente, Einbauscanner