Un archivage auditable en libre-service avec le module intégré de numérisation REINER® RS 980  

Avec l’avancée de la numérisation dans tous les domaines économiques et de la vie quotidienne, la demande fut croissante pour des appareils à transformer de manière rapide et fiable des montagnes accumulées de documents papiers en bits et octets. Des scanners de documents, qui pour la plupart sont conçus sous la forme de scanner page à page ou de scanners par passage s’établirent sur ce marché en tant qu’outils effectifs et économes en place. Ceux-ci se propagèrent particulièrement vite dans les branches comprenant de nombreuses actions typisées par formulaire ou par contrat, pour lesquels la signature à la main était encore importante à la sécurité de la transaction. Dans les banques, les assurances, les bibliothèques et les entreprises d’approvisionnement énergétique (EAE), les scanneurs de document caractérisent le point de recoupement incontournable pour un bureau sans papier.

Il est certes aujourd’hui possible à un employé de bureau après avoir été succinctement instruit sur les particularités d’un scanner de documents professionnel ou à grande capacité de rapidement numériser des douzaines ou des centaines de feuilles par minute et de les convertir automatiquement en des fichiers.
Mais c’est exactement là où l’utilisation des scanners de documents classiques du commerce au moyen d’un terminal libre-service ou d’un système de Kiosque dans la zone libre-service touche à ses limites : le « client » ou le « citoyen » est rarement en la capacité, et à proprement dire ne veut jamais se pencher sur des notices d’utilisation pour numériser ses documents.

L’équipe REINER® de développement partit de ce fait et fit emploi de ses nombreuses années d’expérience dans le domaine des scanners en libre-service. Les ingénieurs REINER® ont acquis un savoir-faire profond et étendu dans la construction de scanners page à page qui doivent saisir de manière fiable des justificatifs en application externe. Des milliers de ces scanners de chèques REINER® sont mondialement utilisés dans des opérations difficiles en contact direct avec le client. Ceci jour après jour.

Avec le module scanner RS 980 à encastrer, REINER® prend de manière conséquente le prochain pas — du format « chèques » au format « jusqu’à A4 ». Ainsi, pratiquement tous les documents papier — même et en particulier — dans la zone libre-service entrent en considération pour la saisie automatique des justificatifs.

Les établissements de crédit se voient en particulier forcés pour des raisons d’efficacité des coûts de fermer des filiales et de successivement se retirer des surfaces. La perte du contact direct avec le client ainsi qu’au niveau du service client présente un grave dilemme dans un secteur qui est toujours fortement marqué par des documents papier tels que des formulaires de demande, des formulaires de modification, des contrats et beaucoup d’autres.

Le scanner de documents RS 980 ne forme ici pas seulement la passerelle du papier document au système informatique de la banque, mais est aussi avant tout une passerelle de service de la banque au client. Les personnes y sont habituées à utiliser régulièrement les distributeurs d’argent qui se trouvent à proximité d’eux comme terminal libre-service pour les retraits et les prélèvements d’argent liquide. Pourquoi donc ne pas aussi simultanément y soumettre des formulaires signés en libre-service et même numériser des documents — immédiatement, sans envoi et frais de port, sans file d’attente ou prise de rendez-vous, tout ceci y compris l’examen de la vraisemblance et de l’intégralité ?
En ce qui concerne la réception d’un document sur papier, le scanner intelligent page à page RS 980 n’a rien à se cacher face à un employé de banque. Il reprend ses tâches patiemment et avec fiabilité 24h/24, 7j/7 — à toute heure sept jours par semaine.

Ceci ne fut ainsi donc pas un miracle qu’autant d’attention fut immédiatement accordée au RS 980 lors de sa première à Londres au salon « Self-Service Banking Europe » et que celui-ci avança en une « top-nouveauté ».

Le RS 980 a ce qu’il faut pour devenir le nouveau collègue préféré, car il est un qui pense avec et ne perd jamais patience. Le scanneur innovateur page par page démontre sa robustesse et sa tolérance pour les erreurs dans le maniement en libre-service à deux points décisifs de l’interface entre l’homme et la machine : la mécanique et la logique.

Le terme archivage auditable se rapporte à la capacité de vérification de la procédure employée de conservation de documents numériques dans son ensemble. La sécurité de révision du RS 980 commence déjà après l’introduction du document dans le scanner page à page car une protection contre les interventions agit pendant la procédure de scannage.
Une fois la procédure de scannage terminée, le fichier reçoit un cachet électronique. Le RS 980 assiste dès la première étape de travail les caractéristiques d’un système auditable d’archivage. Les informations peuvent être retrouvées, retracées, ne peuvent pas être modifiées et sont archivées à l’abri de falsifications. Un archivage auditable est une composante essentielle à la compliance de système d’information, à laquelle le scanner de documents RS 980 s’intègre sans interruption.

Le RS 980 reprend avec plaisir le traitement important et intensif en personnel des documents papier dans l’industrie, le transport et le commerce. Le scanner de documents à emploi universel pose en tant que solution numérique une nouvelle latte de mesure vers un bureau sans papier. Il ne se montre pas seulement tolérant lors du scannage de document envers les collaborateurs pressés qui froissent les papiers ou les introduisent en travers. Dans le domaine de la saisie automatisée de, par exemple, des rapports de vente, des bons de livraison, des factures ou des documents de fret, le RS 980 reprend déjà malgré l’activité en libre-service les premières tâches de contrôle et vérifie l’intégralité et la vraisemblance des documents. Des vices détectés sont immédiatement communiqués à l’utilisateur et le document est retourné pour une correction. Ceci signifie une immense amélioration de la qualité des documents déjà à la première étape de la numérisation. Le RS 980 reprend déjà lors du scannage de documents une responsabilité pour l’ensemble de la procédure d’archivage numérique : lecture — contrôle – dépôt.

Les EAE sont confrontées depuis l’ouverture du marché de l’électricité à une plus grande fluctuation des clients, en particulier celle des clients particuliers. Les clients particuliers changent en partie presque chaque année de fournisseur et créent ainsi une grande charge administrative pour la numérisation des documents contractuels et des cartes de lecture qui y sont associés. En situation de compétition intense, l’efficience et la rapidité des étapes de travail y prennent une position centrale. Un moyen très important pour la rationalisation des opérations de travail en est l’interface pour le bureau sans papier, laquelle interface est parfaitement reprise par le RS 980.

Les avantages de la numérisation en libre-service se jouent des deux côtés du scanneur de justificatifs. Le client et le prestataire profitent de manière équivalente de l’emploi du scanner page à page RS 980 au niveau du terminal libre-service.

Le client…

Le prestataire...

Le module RS 980 de scanner à encaster réalise son travail de manière fiable pour tous les types de documents papier jusqu’au format DIN A4 qui peuvent être introduits individuellement. Son champ d’utilisation englobe une multitude d’interfaces où des personnes scannent des documents et doivent les transmettre dans des processus numériques de traitement. Ceci ne concerne pas seulement les banques et les assurances, mais aussi l’ensemble de l’industrie, le commerce et la logistique.

Le RS 980 est prédestiné au traitement de documents papier et au scannage de documents de tous les formats jusqu’au format DIN A4 :

Les développeurs et les constructeurs de systèmes en libre-service apprécient dans le scanner de documents RS 980 le système modulaire, les possibilités variées de montage, les trois positions disponibles de pose et la simple maintenance. Le système compact de numérisation garantit des solutions individuelles à l’application souhaitée. Il est formé d’un orifice, d’un scanner et d’un aiguillage. L’ensemble de la voie du justificatif peut être rabattu et offre ainsi un accès direct, confortable et intégral aux parcours de scannage et de transport. Le scanner RS 980 en libre-service avale complètement les documents avant de les scanner et permet ainsi un traitement sûr qui ne peut être influencé. Une détection automatique des dimensions et de la position en biais contrôle les documents et garantit la reproduction correcte, bien alignée de toutes les tailles d’images, aussi des deux côtés.